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Le nommage

 

Nommer un document est fondamental pour le transmettre à un tiers, le retrouver par la suite, lui attribuer un sort final (élimination, tri, conservation).

La compréhension du contenu d’un fichier passe en premier lieu par la lecture de son nom et par conséquent par la clarté de son énoncé. Souvent la manière de nommer un fichier varie d’un utilisateur à l’autre, il est alors nécessaire de l’ouvrir pour comprendre de quoi il s’agit. Le respect des consignes de nommage est primordial pour faciliter et pérenniser l’accès à l’information mais également optimiser le partage et le tri des documents [1].

Nommer un fichier comprend au minimum trois parties :

  • le nom ;
  • l’extension ;
  • la version du logiciel.

Les règles de nommage :

  • seuls les lettres majuscules (ABC…), les chiffres (0123…) et l’underscore (touche 8, soit _, en raccourci clavier ALT+095) sont admis. Les fichiers ainsi nommés sont lisibles par de nombreux systèmes d’exploitation. Le nombre maximum de caractères recommandé est de 31, extension comprise [2] ;
  • ne pas utiliser les signes diacritiques : pas d’accent, ni de tréma, pas de cédille, pas de caractères spéciaux ni d’espaces vides. Pour séparer les différents éléments du nommage, utiliser l’underscore (touche 8). Ne pas utiliser de mots vides comme : le, la, un, des… et/ou de dénominations vagues comme « divers », « autres », ou « à classer ». Ne pas utiliser non plus le nom de l’agent créateur ou gestionnaire du dossier ou du fichier ;
  • écrire la date sans séparateur, à l’américaine, c’est-à-dire AAAAMMJJ [3]. La date est celle de la création du document ou de l’événement.

Exemple de nommage : CR_PROJET_MAP_20180322_V2.pdf



[1] Fiche pratique n° 2 du groupe AM@E de l’Association des Archivistes Français, version 2.0, février 2014.

[2] Norme ISO 9660, mise à jour 2015.

[3] Norme ISO 8601 qui spécifie la représentation numérique de la date et de l’heure. Le format à l’américaine permet un classement chronologique automatique des documents. Cette norme est actuellement en cours de refonte mais ses principes de base utilisés pour le nommage des fichiers restent d’actualité.


 

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter :

 

-          le site de l’Association des Archiviste français et notamment les fiches du groupe de travail Am@e sur l’archivage électronique. Celles-ci étant réservées aux adhérents de l’association, il vous faut au préalable adhérer à l’association.

-          La norme ISO 9660 sur l’écriture des noms de fichiers et répertoires informatiques intitulé « Traitement de l'information - Structure de volume et de fichier des disques optiques compacts à mémoire fixe (CD-ROM) destinés à l'échange d'information », (1988) mise à jour en 2015.

 

 http://www.archivistes.org/-Archives-electroniques


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