Archives départementales des Alpes-de-Haute-Provence

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Gérer

Le classement des documents électroniques

 

Le serveur doit être le lieu unique de stockage et de partage des documents du service, à l’exclusion des disques durs des agents (non sauvegardés) et des sessions personnelles (non partagées).

Le serveur ne doit contenir aucun document privé.

Les caractéristiques du plan de classement de l’arborescence du serveur :

  • une hiérarchie de répertoires et de dossiers allant du général au particulier ;
  • une organisation thématique (aux niveaux supérieurs) puis chronologique, numérique ou alphabétique (aux niveaux inférieurs) ;
  • le regroupement de tous les documents de l'unité de travail (direction, sous-direction, service, bureau, agent) ;
  • des intitulés de répertoires, de fichiers et de dossiers intelligibles par tous ;
  • aucun dossier de type « divers » ou « affaires générales » ou « à classer » ;
  • quatre à cinq niveaux hiérarchiques de répertoires et de dossiers à partir de la racine du serveur.

Une organisation thématique est préférable à un classement par typologie de documents ou à une organisation calquée sur l’organigramme mouvant des services.

Toute abréviation utilisée au sein d’un plan de classement doit être expliquée via un document accessible à tous, sous forme de liste commune.

À éviter :

  • des fichiers au même niveau que les dossiers ;
  • un nombre trop élevé de sous-dossiers, car cela multiplie les risques de création de dossiers inutiles et de perte de fichiers pendant des migrations et accroît la difficulté à retrouver les documents ;
  • une confusion entre les différentes versions d’un document (les numéroter).

Rien n’empêche de réserver un espace sur le serveur de type « boîte aux lettres », « espace projet », « espace commun »…


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