Archives départementales des Alpes-de-Haute-Provence

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Externaliser le stockage de ses données électroniques

Selon la législation en vigueur[1], seules les archives électroniques courantes et intermédiaires peuvent être confiées à un tiers agréé à des fins de stockage. Ce tiers est alors nommé « tiers archiveur ».

C’est une personne physique ou morale ayant reçu un agrément délivré par le Service interministériel des Archives de France pour conserver des archives publiques courantes et intermédiaires.

Pour les archives électroniques, ils sont en France au nombre de 9 au 31 décembre 2015. La liste est consultable sur le site internet de France Archives.

Lien : https://francearchives.fr/fr/section/24437377

Le prestataire d’une solution de gestion électronique de document ou d’une application métier n’a pas besoin d’être agréé puisqu’il n’est pas impliqué dans l’organisation et le processus métier de l’archivage électronique (versement, pérennisation, accès, administration fonctionnelle du système). Néanmoins, il vous appartient de bien définir les rôles et les responsabilités de chacun et rien ne vous empêche de poser un certain nombre de questions à vos prestataires (où sont hébergées vos données, sont-elles facilement récupérables, sous quel délai, à quel prix, sous quel format éventuellement etc.). Une note d’information relative à la mutualisation et à l’externalisation de certaines fonctions dans le cadre de systèmes d’archivage électronique est disponible ici (DGP/SIAF/2018/001).

Dans tous les cas, il ne peut légalement assurer la conservation d’archives définitives, seul le producteur ou les Archives départementales sont à même de le faire.

En conclusion, mieux vaut la prudence et parfois un stockage en local qu’une externalisation dont le contrôle est de ce fait impossible.



[1] Code du patrimoine, article L212-4 et R212-19 à R212-31, arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée et article R212-18-1 du Code du patrimoine modifié par le décret  n° 2017-719 du 2 mai 2017 relatif aux services publics d'archives, aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d'archives communales.

 
 


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