Comment préparer ses documents avant de les numériser

• reclasser les dossiers selon le plan de classement en ligne sur le serveur. Il est préférable de numériser un dossier dans l’ordre et bien classé ;
• identifier précisément les documents à numériser ;
• mettre en place des séparateurs ;
• repérer les dossiers ou documents atypiques (ex : cas des documents grands format dans les dossiers de marchés par exemple) ;
• enlever les trombones, agrafes, post-it, adhésifs, pinces, élastiques, et placer les documents en pochette pour éviter qu’ils ne se mélangent ;
• documents reliés : les documents doivent être entièrement numérisés du premier au dernier élément, incluant les pages vierges car elles font partie de la pagination ;
• document non reliés : recto seulement ou recto/verso si nécessaire ;
• mise à plat : l’image (ou la page à numériser) doit être la plus à plat possible, tout en respectant le document.

Pour des fichiers destinés à être conservés et pour lesquels il importe d’avoir un document numérisé qui soit le plus fidèle à l’original, il est conseillé de numériser à 300 dpi à 100 % de l’original. Le choix de la résolution est fonction de l’usage que l’on va avoir des documents, la résolution est ainsi plus importante pour des images destinées à être conservées plutôt que simplement visualisées. La qualité de la numérisation est particulièrement importante car, à terme, si celle-ci est suffisante le support papier pourra être éliminé…

Pour les documents très petits ou très grands, il convient d’adapter la résolution (voir le tableau ci-dessus).

En conclusion, bien numériser c’est :

• préférer la couleur à la numérisation en niveaux de gris. Les couleurs numérisées doivent être identiques à celles de l’original papier, notamment pour les factures [1]. Ne pas numériser en noir et blanc. Si le document ne comporte pas de couleur, numériser à au moins 256 niveaux de gris ;
• choisir le mode en 24 bits avec modèle chromatique RVB (rouge, vert, bleu) ;
• reproduire le document dans son intégralité ;
• obtenir un rendu lisible ;
• ne pas modifier l’image numérisée avec un logiciel de retraitement d’image.