Archives départementales des Alpes-de-Haute-Provence

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Archives communales et établissements publics de coopération intercommunale

Archives communales : les Archives départementales à votre service

 

Les documents à télécharger sont en bas de page

 

Les agents des Archives sont là pour vous aider lorsque des besoins apparaissent ou des difficultés surgissent, que ce soit au sujet de la conservation de vos archives (locaux, saturation, dégradations et restauration), au sujet de la gestion normale de vos archives (classement, élimination…) qu’au sujet de la valorisation de vos archives (expositions, publications…).

 

Le maire est le responsable des archives de la commune. Il en est de même pour le président d’une structure intercommunale (EPCI) : l’un et l’autre ont la responsabilité civile et pénale. Ils doivent donc garantir la conservation des archives afin de conserver la capacité de gestion des affaires de la commune (ou de l’établissement public de coopération intercommunale) et de garantir ses droits. La conservation a aussi une finalité historique.

 

Le récolement (liste des archives conservées dans les locaux de la mairie ou de l’EPCI) est une opération essentielle, qui s’effectue après chaque élection communale et changement, ou non, de maire. Le récolement est un transfert de responsabilité. Un exemplaire de procès-verbal de récolement est téléchargeable.

 

La gestion courante des archives, la conservation ou l’élimination de celles-ci, sont prévues dans des textes, disponibles sur le site Internet du Service interministériel des Archives de France :

 

 https://francearchives.fr/fr/search?es_cw_etype=Circular&es_siaf_daf_signing_year=2000&q=commune

 

En ce qui concerne, dans le détail, la gestion des archives communales et intercommunales, deux textes sont particulièrement importants :

 

  • L’instruction de 2009.
  • Les préconisations de 2014.

 

Ces deux textes permettent de répondre à une question fondamentale : que faire de ses archives à la fin de leur « durée d’utilité administrative » (la DUA) ? Autrement dit : quoi conserver, quoi éliminer ?

 

Il y est indiqué par des lettres le sort final des archives : C (conserver) ou V (verser), E (éliminer), T (trier, pour ne conserver qu’une partie des archives).

 

Attention : on peut conserver ce que l’on pourrait détruire mais l’inverse est impossible : détruire ce que l’on doit conserver !

 

Ces textes sont téléchargeables.

 

Avant de ranger ses archives dans un local adapté, il convient de « nettoyer » les dossiers, c’est-à-dire d’éliminer les doublons, les brouillons, les feuilles blanches… ainsi que toutes les attaches de type métallique (comme les trombones). Une fois les pièces du dossier bien rangées, renforcer la pochette par une sangle. Ensuite, les dossiers sont conditionnés dans des boites de conservation en carton (de préférence du carton permanent) sur lesquelles sont indiquées les informations nécessaires à leur identification. Par exemple : une boite identifiée ainsi : « Marchés publics – Réfection de la cour de l’école, offres non retenues – 2014 ». Cette boite pourra être éliminée la 6e année (en 2020), conformément à la réglementation qui s’applique pour les marchés de travaux et les offres non retenues. Une fois en boite, les archives rejoignent les tablettes des étagères d’un local prévu pour l’archivage (ou d’une armoire fermant à clef pour certaines archives). L’aménagement des locaux d’archives répond à des normes très précises. À ce sujet, un document est téléchargeable.

 

Afin de faciliter le travail des agents communaux, les Archives départementales vous proposent une fiche pratique téléchargeable qui en trois pages délivre les informations les plus importantes entre ce que l’on doit conserver et ce que l’on peut éliminer : « Archives communales, quoi conserver ». Afin d’assurer vos éliminations, un bordereau est téléchargeable. Une fois rempli, ce bordereau doit nous être adressé mais il convient d’en attendre le retour avant toute opération de destruction. Le maire est alors déchargé de la responsabilité des archives et doit assurer l’élimination complète des archives, par broyage, déchiquetage ou incinération. Cette procédure n’est pas utile pour la documentation, qui peut être sans formalités déposée dans un bac de tri sélectif.

 

La tenue des registres dans les communes et les intercommunalités fait l’objet, depuis 2010, d’une nouvelle réglementation. Un document explicatif est téléchargeable.

 

La consultation des archives communales en mairie s’effectue en appliquant certaines règles. Un document explicatif est téléchargeable.

 

 

La commune doit donc veiller à assurer la conservation de ses archives, en les reliant et au besoin en les restaurant, en faisant en sorte aussi que les locaux d’archivage soient adaptés à la conservation (localisation, équipement, température, accessibilité réduite…). En cas de projet de restauration ou d’aménagement d’un local d’archivage, ou lors de la survenue d’un sinistre, la commune doit en informer le directeur des Archives départementales. Si vous souhaitez restaurer des archives, le Conseil départemental propose une aide financière.

 

Les communes de moins de 2 000 habitants ont l’obligation de déposer leurs archives centenaires, le cadastre lorsqu’il n’est plus utilisé depuis 30 ans et l’état civil de plus de 150 ans aux Archives départementales. Mais elles demeurent toujours propriétaires de leurs archives. Les archives sont classées dans la série « E Dépôt » puis conditionnées en boites de conservation et stockées en bénéficiant des meilleures conditions dans les magasins des archives départementales, à un taux d’hygrométrie voisin de 50 % et à une température constante de 18 degrés. Mais, au-delà de ces conditions idéales, des variations sont acceptables, à condition d’être lentes et de rester dans certaines limites : le cas le pire serait une température élevée couplée à un fort taux d’hygrométrie.

 

Enfin, dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l’état, le directeur des Archives départementales – avec une délégation de signature du préfet – est amené à effectuer des inspections d’archives communales : 42 réalisées en 2014, 47 au 30 octobre 2015. Ces inspections sont aussi l’occasion d’un échange sur les difficultés que rencontrent les communes afin de remplir au mieux leurs missions relatives aux archives.

 

Enfin, l’archiviste itinérant du centre de gestion des Alpes-de-Haute-Provence peut vous apporter une aide dans la gestion de vos archives (tri, classement, élimination…).

 

Pour toutes les questions que vous vous posez et pour tous vos projets (dont la restauration d’archives) :

 

 

Votre contact aux Archives départementales

 

Madame Anne-Marie Gilly

Archives départementales des Alpes-de-Haute-Provence

2 rue de Trélus

BP 212

04002 DIGNE-LES-BAINS CEDEX.

04 92 36 75 00

archives04@cg04.fr

 

 

Documents à télécharger :

 

PV de récolement des archives

 

Instruction archives communales 2009

 

Préconisations communes et interco 2014

 

Locaux d’archivage

 

Archives communales, quoi conserver

 

Bordereau d’élimination

 

Tenue des registres

 

Consulter des archives

 

Procédure de demande de dérogation


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