Le récolement

Aux termes des articles L212-6 et L212-6-1 du code du patrimoine, les collectivités territoriales et groupements de collectivités territoriales sont propriétaires et  responsables de leurs archives. Dans le cas des communes, cette responsabilité incombe au maire, sous le contrôle du Conseil municipal. La gestion des archives relève des dépenses obligatoires des communes (article L2321-2 du code général des collectivités territoriales). Elle est soumise au contrôle scientifique et technique de l ’ État exercé par le directeur du service départemental d'archives territorialement compétent, conformément à l'article R2 12-50 du code du patrimoine. Lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité, la rédaction d'un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire (article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 cité en référence). 

Il convient de rappeler que les archives des élus, membres des exécutifs, produites ou reçues dans le cadre de leurs fonctions municipales, sont des archives publiques à verser aux archives communales et à prendre en compte dans le récolement. En cas de disparition accidentelle (inondation, incendie, vol...), il est indispensable de fournir toutes les informations connues dans le récolement.

Le récolement (liste des archives conservées dans les locaux de la mairie ou de l’Établissement public de coopération intercommunale) est une opération essentielle, qui s’effectue après chaque élection communale et changement, ou non, de maire. Le récolement est un transfert de responsabilité et son procès-verbal est à adresser au directeur des Archives départementales.

Circulaire du Ministère de la Culture : Préconisations relatives au récolement des archives communales à effectuer suite aux élections municipales des 15 et 22 mars 2020

Modèle de procès-verbal (version PDF)

Modèle de procès-verbal (version Word 2010)