La règlementation et quoi conserver
La gestion courante des archives, la conservation ou l’élimination de celles-ci, sont prévues dans des textes, disponibles sur le site Internet du Service interministériel des Archives de France :
En ce qui concerne, dans le détail, la gestion des archives communales et intercommunales, deux textes sont particulièrement importants :
L’instruction de 2009 (téléchargement)
Les préconisations de 2014 (téléchargement)
Ces deux textes permettent de répondre à une question fondamentale : que faire de ses archives à la fin de leur « durée d’utilité administrative » (la DUA) ? Autrement dit : quoi conserver, quoi éliminer ?
Il y est indiqué par des lettres le sort final des archives : C (conserver) ou V (verser), E (éliminer), T (trier, pour ne conserver qu’une partie des archives).
Attention : on peut conserver ce que l’on pourrait détruire mais l’inverse est impossible : détruire ce que l’on doit conserver !
Un récapitulatif des principales règles de tri est disponible : quoi conserver (téléchargement)
Afin d’assurer vos éliminations, un bordereau d’élimination : (bordereau d'élimination version PDF, bordereau d'élimination version Word 2022). Une fois rempli, ce bordereau doit nous être adressé mais il convient d’en attendre le retour avant toute opération de destruction. Le maire est alors déchargé de la responsabilité des archives et doit assurer l’élimination complète des archives, par broyage, déchiquetage ou incinération. Cette procédure n’est pas utile pour la documentation, qui peut être déposée sans formalité dans un bac de tri sélectif.
Enfin, l’archiviste itinérant du centre de gestion des Alpes-de-Haute-Provence peut vous apporter une aide dans la gestion de vos archives (tri, classement, élimination…).