Comment et où archiver ?

Avant de ranger ses archives dans un local adapté, il convient de « nettoyer » les dossiers, c’est-à-dire d’éliminer les doublons, les brouillons, les feuilles blanches… ainsi que toutes les attaches de type métallique (comme les trombones).

Une fois les pièces du dossier bien rangées, il est nécessaire de renforcer la pochette par une sangle. Ensuite, les dossiers sont conditionnés dans des boites de conservation en carton (de préférence du carton permanent) sur lesquelles sont indiquées les informations nécessaires à leur identification. Par exemple : une boîte identifiée ainsi : « Marchés publics – Réfection de la cour de l’école, offres non retenues – 2014 ». Cette boite pourra être éliminée la 6^e année (en 2020), conformément à la réglementation qui s’applique pour les marchés de travaux et les offres non retenues.

Une fois en boîte, les archives rejoignent les tablettes des étagères d’un local prévu pour l’archivage (ou d’une armoire fermant à clef pour certaines archives). L’aménagement des locaux d’archives répond à des normes très précises : préconisations pour un local d’archivage en téléchargement ici.

La commune, ou l’Établissement public de coopération intercommunale, doit donc veiller à assurer la conservation de ses archives, en les reliant et au besoin en les restaurant, en faisant en sorte aussi que les locaux d’archivage soient adaptés à la conservation (localisation, équipement, température, accessibilité réduite…). La température idéale de conservation est 18°. Cependant, des variations de température sont acceptables, à condition d’être lentes et de rester dans certaines limites : le pire cas serait une température élevée couplée à un fort taux d’hygrométrie.

En cas de projet de restauration ou d’aménagement d’un local d’archivage, ou lors de la survenue d’un sinistre, la commune doit en informer le directeur des Archives départementales. Si vous souhaitez restaurer des archives, le Conseil départemental propose une aide financière.