Archives départementales des Alpes-de-Haute-Provence

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Gérer

Classer

 

Les documents sont à stocker sur un serveur, à l’exclusion des disques durs des agents et des sessions personnelles. Le serveur ne doit contenir aucun document privé.

 

Les caractéristiques de l’arborescence du serveur :

 

  • une hiérarchie de répertoires et de dossiers allant du général au particulier (répertoire, dossier, fichier) ;
  • une organisation thématique (aux niveaux supérieurs) puis chronologique, numérique ou alphabétique (aux niveaux inférieurs) ;
  • des intitulés de répertoires, de dossiers et de fichiers intelligibles par tous : aucun dossier de type « divers » ou « affaires générales » ou « à classer » ;
  • quatre à cinq niveaux hiérarchiques de répertoires et de dossiers (exemple) à partir de la racine du serveur ;
  • expliquer les abréviations éventuellement via un document accessible à tous ;
  • pas de fichiers au même niveau que les dossiers ;
  • pas de plan de classement basé sur l’organigramme mais une préférence pour une organisation thématique ;
  • attention aux différentes versions d’un document, les dater.
  • bien repérer les compétences de la commune et celles transférées à l’établissement public de coopération intercommunale.
  • réserver un espace partagé de travail sur le serveur qui sert d’espace collaboratif. Une fois le document achevé et validé, le placer au bon endroit dans l’arborescence serveur.

 

Vous pouvez vous appuyer sur le classement thématique de la circulaire « Préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activités spécifiques, DGP/SIAF/2014/006.

 

http://www.archives04.fr/depot_ad04v3/articles/223/preconisations-2014_doc.pdf


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